L’entreprise fonctionne comme un système
Les entreprises fonctionnent dans un environnement changeant qu’elles doivent anticiper pour s’organiser et faire évoluer leurs fonctions. Elles s’adaptent à leur environnement pour répondre aux opportunités de leurs marchés, de leurs clients et continuer ainsi à se développer.
Cet environnement changeant, quelquefois imprévisible étant en interaction avec l’entreprise, nous pouvons considérer alors que cette dernière se développe dans un cadre complexe. Maitriser la complexité de leur environnement pour décider de sa stratégie et ainsi continuer à se développer est une nécessité pour chaque entreprise.
Pour maitriser cet environnement complexe, le dirigeant doit « regarder », d’appréhender son entreprise comme un système.
Pour appréhender l’ensemble des interactions de l’environnement sur son entreprise, le dirigeant a intérêt à modéliser cette complexité sous forme de système. Modéliser lui permet de mieux la situer dans son environnement, de mieux comprendre son fonctionnement et de mieux piloter toutes ses fonctions (commerciales, production, financières … et RH !!).
A tout moment, l’entreprise produit un service ou un produit- les données de sortie (Y) – en fonction des matières premières, des informations etc. entrantes – les données d’entrée (X) – et en fonction de l’organisation, du fonctionnement de l’entreprise (s).
L’entreprise change de « comportements » sous l’influence de l’environnement (E), des inputs (X), des exigences de l’extérieur (ses clients, son marché)…
Il est nécessaire à l’entreprise d’adapter son fonctionnement et son organisation aux effets produits sur elle-même par les différentes données et par les parties prenantes extérieures qui interagissent sur elle.
Cette nécessité d’adaptation au contexte est également vraie pour toutes les composantes de l’entreprise (composantes organisationnelles, humaines …). Ces composantes, à l’image de l’entreprise, fonctionnent aussi de façon systémique car elles sont des déclinaisons du « système entreprise » (qui se décline en systèmes de décision et opérationnels qui eux-mêmes se déclinent en sous-systèmes …).
Nous pouvons donc analyser ces composantes et leurs comportements comme nous le faisons pour l’entreprise à travers l’approche systémique. Une de ces composantes est la situation de travail.
La situation de travail fonctionne comme un système
Le système de décision et le système opérationnel se déclinent en sous-systèmes dans lesquels sont déclinés les processus de décisions et opérationnels. Les tâches, qui sont affectées aux processus, s’exercent dans des situations de travail.
Une situation de travail fonctionne comme un SYSTÈME.
Une situation de travail (ST) fonctionne, à un moment donné, à partir d’informations entrantes – (X) – telles que des directives, des données chiffrées, des consignes, des procédures …, en fonction de son état – (s) – c’est-à-dire en fonction des actions du collaborateur qui agit, de son comportement. Elle produit un résultat – (Y) exigé par un client « interne » ou externe (Clt).
La situation de travail est en interaction avec son environnement (E), c’est-à-dire avec le contexte. Nous trouvons dans cet environnement extérieur (E) des parties prenantes utiles ou qui contraignent l’activité ou la situation de travail. Le collaborateur devra savoir agir dans ce contexte qui peut être changeant.
Le client (Clt) est l’utilisateur du résultat produit par la ST. Il est interne à l’entreprise ou externe. Il a exprimé un besoin à satisfaire. Ce besoin doit être satisfait par la ST. Le résultat (Y) produit en sortie de la situation de travail doit répondre au besoin de l’utilisateur.
En examinant le besoin du client, nous identifions donc les propriétés attendues par la ST auxquelles devra satisfaire le collaborateur concerné par la ST.
Pour définir chacune de ses situations de travail (ST), un manager doit prendre en compte l’ensemble des données qui détermine la situation de travail.
Il répondra donc à ces différentes questions.
- données Clt : qui est l’utilisateur de la ST? Quels sont ses besoins auxquels la ST doit répondre? Quel résultat doit produire la ST pour répondre au besoin de l’utilisateur?
- données (Y) : quel résultat produit la ST? Ce résultat est-il conforme aux besoins de l’utilisateur, du client?
- données (X) : quelles sont les données d’entrée de la ST (consignes, directives…)?
- données (t) : à quel moment la ST se déclenche-t-elle? Selon quelle fréquence?
- données (st) : comment fonctionne la ST ? Quels collaborateurs sont impliqués? Quelles sont les activités/tâches/compétences à mobiliser? Quel est le niveau de maitrise des compétences exigé du collaborateur? Quels moyens sont mis à disposition?